Geschäftsordnung des IT-Rats Brandenburg

Beschlussfassung vom 22.03.2023

Abschnitt 1 - Allgemeine Vorschriften

 
§ 1 Mitglieder des IT-Rates; Vorsitz

 (1)  Dem IT-Rat gehören als Mitglieder an:

• für das Land die Chefin oder der Chef der Staatskanzlei, die oder der IT-Beauftragte und die Staatssekretärinnen oder Staatssekretäre der für Finanzen und Wirtschaft zuständigen obersten Landesbehörden sowie
• für die Kommunen jeweils zwei Vertreterinnen oder Vertreter des Städte- und Gemeindebundes Brandenburg und des Landkreistages Brandenburg (§ 15 Absatz 1 Satz 2 BbgEGovG).

(2)  Der Städte- und Gemeindebund Brandenburg und der Landkreistag Brandenburg benennen ihre Vertreterinnen oder Vertreter schriftlich gegenüber der/dem Vorsitzenden des IT-Rates (§ 1 Abs. 3).

(3)  Den Vorsitz führt die oder der IT-Beauftragte. (§ 15 Absatz 1 Satz 3 BbgEGovG)

§ 2 Geschäftsstelle

(1)  Die Geschäftsstelle des IT-Rates wird bei der für E-Government zuständigen obersten Landesbehörde eingerichtet. (§ 15 Absatz 5 BbgEGovG)

(2)  Die Geschäftsstelle unterliegt der fachlichen Weisung der/des Vorsitzenden.

Abschnitt 2 - Sitzungen des IT-Rates

§ 3 Sitzungstermine

(1)  Der IT-Rat tagt in der Regel dreimal im Jahr.

(2)  Die Termine der ordentlichen Sitzungen werden jeweils in der letzten Sitzung des laufenden Jahres für das Folgejahr festgelegt.

(3)  Auf Antrag eines Mitglieds finden weitere Sitzungen des IT-Rates statt. Der Antrag ist mit Begründung über die Geschäftsstelle an die/den Vorsitzende(n) zu richten.

§ 4 Allgemeine Sitzungsvorbereitung

(1)  Die Sitzungen des IT-Rates werden durch die Geschäftsstelle vorbereitet.

(2)  Vier Wochen vor der Sitzung übermittelt die Geschäftsstelle den Sitzungsteilnehmern (§ 6) die Einladung der/des Vorsitzenden und die fristgerecht angemeldeten Tagesordnungspunkte (§ 5) mit den zugehörigen Unterlagen.

§ 5 Anmeldung von Tagesordnungspunkten

(1)  Jedes Mitglied des IT-Rates sowie die/der Vertreter(in) des Brandenburgischen IT-Dienstleisters können bei der Geschäftsstelle bis zu einer Ausschlussfrist von fünf Wochen vor Beginn der Sitzung Themen zur Tagesordnung anmelden.

(2)  Ein nach Ablauf der Ausschlussfrist von fünf Wochen bei der Geschäftsstelle angemeldetes Thema kann abweichend von Absatz 1 in Fällen besonderer inhaltlicher oder zeitlicher Dringlichkeit bereits in der unmittelbar bevorstehenden Sitzung behandelt werden, wenn kein Mitglied des IT-Rates widerspricht. Widerspricht ein Mitglied des IT-Rates der Behandlung des verspätet angemeldeten Themas, merkt es die Geschäftsstelle für die folgende Sitzung vor.

(3)  Die Anmeldung eines Tagesordnungspunktes muss enthalten:

• falls eine Entscheidung des IT-Rates herbeigeführt werden soll, einen ausformulierten Entscheidungsvorschlag sowie eine Begründung, aus der sich alle Umstände ergeben, die für die notwendigen Abstimmungen des Entscheidungsvorschlags im Vorfeld der Sitzung des IT-Rates erforderlich sind;
• in Fällen der verspäteten Anmeldung (Absatz 2) eine Begründung der besonderen inhaltlichen oder zeitlichen Dringlichkeit;
• falls ein Umlaufverfahren begehrt wird (§ 8), eine Begründung, warum eine mündliche Erörterung entbehrlich ist.

§ 6 Sitzungsteilnehmer

(1)  Die Sitzungen des IT-Rates sind nicht öffentlich.

(2)  An den Sitzungen nehmen die Mitglieder des IT-Rates (§ 1 Absatz 1) teil.

(3)  An den Sitzungen des IT-Rates nimmt außerdem mit ausschließlich beratendem Status eine Vertreterin oder ein Vertreter des Brandenburgischen IT-Dienstleisters teil. (§ 15 Absatz 1 Satz 4 BbgEGovG)

(4)  Ist einem in den Absätzen 2 und 3 genannten Teilnehmern die persönliche Teilnahme an der Sitzung nicht möglich, ist die Geschäftsstelle hierüber zu informieren und ein Vertreter zu entsenden. Bei der Auswahl der Person ist sicherzustellen, dass sie über die erforderliche Entscheidungskompetenz verfügt.

(5)  Der IT-Rat kann bei Bedarf Vertreterinnen oder Vertreter von Gemeinden, Ämtern oder Gemeindeverbänden oder sonstige Dritte beratend hinzuziehen und Arbeitsgruppen zur Unterstützung seiner Tätigkeit einsetzen. (§ 15 Absatz 1 Satz 5 BbgEGovG)

(6)  Berührt die Zusammenarbeit von Land und Kommunen den Geschäftsbereich einer obersten Landesbehörde, ist diese zu beteiligen. (§ 15 Absatz 1 Satz 6 BbgEGovG)

§ 7 Sitzungsablauf

(1)  Die Leitung der Sitzung obliegt der/dem Vorsitzenden.

(2)  Die/der Vorsitzende stellt zu Beginn der Sitzung die Entscheidungsfähigkeit des IT-Rates (§ 8 Absatz 1) fest.

(3)  Die/der Vorsitzende gibt nach jeder Abstimmung das Abstimmungsergebnis bekannt.

(4)  Die Geschäftsstelle fertigt eine Abschrift über die vom IT-Rat in der Sitzung getroffenen Entscheidungen. Sie übermittelt die Abschrift spätestens eine Woche nach der Sitzung den gemäß § 4 Absatz 2 eingeladenen Sitzungsteilnehmern.

(5)  Die Geschäftsstelle fertigt außerdem eine Ergebnisniederschrift zur Sitzung des IT-Rates und übermittelt diese möglichst zwei Wochen nach der Sitzung den gemäß § 4 Absatz 2 eingeladenen Sitzungsteilnehmern. Die Bestätigung der Ergebnisniederschrift erfolgt durch den IT-Rat auf seiner folgenden Sitzung. Die Ergebnisniederschrift wird nicht veröffentlicht.

§ 8 Umlaufverfahren

(1)  Entscheidungen können auch im Umlaufverfahren herbeigeführt werden. Die/der Vorsitzende veranlasst das Umlaufverfahren auf Antrag eines Mitglieds des IT-Rates. § 5 Absatz 3, § 6, § 7 Absätze 3 und 4 finden entsprechende Anwendung.

(2)  Meldet ein Mitglied des IT-Rates während eines laufenden Umlaufverfahrens bei der Geschäftsstelle mündlichen Erörterungsbedarf an, beendet die Geschäftsstelle das Umlaufverfahren und setzt den Beratungspunkt auf die Tagesordnung der unmittelbar folgenden Sitzung des IT-Rates. § 5 Absätze 1 und 2 findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die Anmeldung des Tagesordnungspunktes als an dem Tag erfolgt gilt, an dem die Einleitung des Umlaufverfahrens bei der Geschäftsstelle beantragt wurde.

§ 9 Entscheidungen des IT-Rates

(1)  Der IT-Rat ist entscheidungsfähig, wenn alle der in § 1 Absatz 1 Nummer 1 genannten Mitglieder sowie eine Vertreterin oder ein Vertreter des Städte- und Gemeindebundes Brandenburg und eine Vertreterin oder ein Vertreter des Landkreistages Brandenburg an der Sitzung teilnehmen. In Umlaufverfahren (§ 8) ist der IT-Rat entscheidungsfähig, wenn alle seine Mitglieder am Umlaufverfahren beteiligt werden.

(2)  Ist einem stimmberechtigten Mitglied weder die persönliche Teilnahme an der Sitzung noch die Entsendung einer Vertretung (§ 6 Absatz 4) möglich, kann es seine Stimme auf ein anderes stimmberechtigtes Mitglied übertragen. Die Übertragung ist der Geschäftsstelle anzuzeigen.

(3)  Der IT-Rat beschließt Empfehlungen und Hinweise einstimmig. (§ 15 Absatz 3 Satz 1 BbgEGovG)

(4)  Der IT-Rat entscheidet über die Verwendung von Finanzmitteln für die Umsetzung von Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards und die Durchführung von Projekten im Sinne des § 15 Absatz 2 Nummer 6 und 7 BbgEGovG durch einstimmigen Beschluss unter Beachtung der Grundätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit und der geltenden Regelungen des Haushaltsrechts.

(5)  Der IT-Rat entscheidet über die sich auf Kommunen auswirkenden Zuständigkeitsänderungen nach § 17 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BbgEGovG durch einstimmigen Beschluss. (§ 17 Abs. 1 Satz 2 BbgEGovG)

(6)  Entscheidungen des IT-Rats und deren entscheidungsbegründende Unterlagen werden durch die Geschäftsstelle auf der Website des IT-Rats im Internet über das Portal mik.brandenburg.de veröffentlicht.
Soll ausnahmsweise von einer Veröffentlichung abgesehen werden, ist dies anzuzeigen und bei der Beschlussfassung vom IT-Rat zu entscheiden.

Abschnitt 3 - Schlussvorschriften

§ 10 Änderungen der Geschäftsordnung

Änderungen dieser Geschäftsordnung kann der IT-Rat durch einstimmigen Beschluss vornehmen.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt unmittelbar nach Beschlussfassung in Kraft.