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EL.DOK

Headerbild Screenshot ELDOK
© aklionka - stock.adobe.com | MIK
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Elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem

Seit 2010 nutzt das Ministerium des Innern und für Kommunales EL.DOK zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung.

Auf der gleichen Plattform wie EL.DOK BB wurde 2011 das elektronische Kabinettinformationssystem EL.KIS in Betrieb genommen, mit dem die Kabinettreferate aller Ministerien und der Staatskanzlei ressortübergreifend zusammenarbeiten. Es dient der elektronischen Vor- und Nachbereitung und gegebenenfalls Durchführung von Kabinettsitzungen.

Elektronische Akten und Vorgänge können ort- und zeitunabhängig sowie parallel bearbeitet werden. Der Rechercheaufwand für Vorgänge und Dokumente wird durch die zielgerichtete Verwendung von Metadaten erheblich verringert. Eine allgemeingültige Ordnung versetzt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Lage, an dem jeweiligen Stand der Bearbeitung einer Angelegenheit anzusetzen oder sich zu informieren.

EL.ZA zur behördenübergreifenden Zusammenarbeit

Die Funktionen von EL.DOK, die zur überbehördlichen Zusammenarbeit konfiguriert werden, werden unter dem Namen EL.ZA zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Damit wird die Möglichkeit eröffnet, gemeinsam mit Nutzern oder Nutzergruppen aus anderen Behörden nicht aktenrelevante Dokumente in Gruppenablagen und aktenrelevante Dokumente in gemeinsamen E-Akten (innerhalb einer eigens geschaffenen landeseinheitlichen E-Aktenordnung) abzulegen und zu bearbeiten. In einer finalen Ausbaustufe sollen - neben der Standardverwaltungsakte - auch Ausprägungen für eine Gremiumsakte und eine Projekteakte mit entsprechend konfigurierten Funktionalitäten bereitgestellt werden.  

Elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem

Seit 2010 nutzt das Ministerium des Innern und für Kommunales EL.DOK zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung.

Auf der gleichen Plattform wie EL.DOK BB wurde 2011 das elektronische Kabinettinformationssystem EL.KIS in Betrieb genommen, mit dem die Kabinettreferate aller Ministerien und der Staatskanzlei ressortübergreifend zusammenarbeiten. Es dient der elektronischen Vor- und Nachbereitung und gegebenenfalls Durchführung von Kabinettsitzungen.

Elektronische Akten und Vorgänge können ort- und zeitunabhängig sowie parallel bearbeitet werden. Der Rechercheaufwand für Vorgänge und Dokumente wird durch die zielgerichtete Verwendung von Metadaten erheblich verringert. Eine allgemeingültige Ordnung versetzt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Lage, an dem jeweiligen Stand der Bearbeitung einer Angelegenheit anzusetzen oder sich zu informieren.

EL.ZA zur behördenübergreifenden Zusammenarbeit

Die Funktionen von EL.DOK, die zur überbehördlichen Zusammenarbeit konfiguriert werden, werden unter dem Namen EL.ZA zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Damit wird die Möglichkeit eröffnet, gemeinsam mit Nutzern oder Nutzergruppen aus anderen Behörden nicht aktenrelevante Dokumente in Gruppenablagen und aktenrelevante Dokumente in gemeinsamen E-Akten (innerhalb einer eigens geschaffenen landeseinheitlichen E-Aktenordnung) abzulegen und zu bearbeiten. In einer finalen Ausbaustufe sollen - neben der Standardverwaltungsakte - auch Ausprägungen für eine Gremiumsakte und eine Projekteakte mit entsprechend konfigurierten Funktionalitäten bereitgestellt werden.  


Projektgeschichte


Weitere Informationen

  • Elektronische Aktenhaltung

    Mit Systemeinführung und im Anschluss an die EL.DOK-Schulung, sind die Beschäftigten gehalten EL.DOK für die elektronische Aktenhaltung zu nutzen.

    Als einheitliches Ordnungs- und Struktursystem für die elektronische Aktenhaltung dient der Aktenplan des jeweiligen Ministeriums. Der Aktenplan wird im System abgebildet und nutzbar gemacht. Für das Registrieren, Verwalten und Bearbeiten von Schriftgut sind die Regelungen zur Schriftgutnutzung hinterlegt. Die Arbeit im Laufwerk wird damit obsolet. Danach ist jeder Bearbeiter gehalten, jeden aktenrelevanten Posteingang einem Vorgang (für jedes in sich abgeschlossene Verwaltungshandeln kann ein Vorgang angelegt werden) zuzuordnen. Vorgänge dürfen nur in Zuordnung von Akten angelegt werden. Die Befugnis zum Anlegen von Akten richtet sich nach der ministeriumsinternen Organisation. In einigen Häusern ist dies den Registratoren vorbehalten, um eine einheitliche Ordnung erhalten zu können.

    Der Post-/Scann-/Registraturstelle obliegt in Abhängigkeit der hausinternen Organisation das Registrieren, Verwalten, die Metadatenpflege und das Scannen der Eingangspost, das Anlegen einer elektronischen Akte, die Altaktenverwaltung sowie deren Aussonderung.

    Mit Systemeinführung und im Anschluss an die EL.DOK-Schulung, sind die Beschäftigten gehalten EL.DOK für die elektronische Aktenhaltung zu nutzen.

    Als einheitliches Ordnungs- und Struktursystem für die elektronische Aktenhaltung dient der Aktenplan des jeweiligen Ministeriums. Der Aktenplan wird im System abgebildet und nutzbar gemacht. Für das Registrieren, Verwalten und Bearbeiten von Schriftgut sind die Regelungen zur Schriftgutnutzung hinterlegt. Die Arbeit im Laufwerk wird damit obsolet. Danach ist jeder Bearbeiter gehalten, jeden aktenrelevanten Posteingang einem Vorgang (für jedes in sich abgeschlossene Verwaltungshandeln kann ein Vorgang angelegt werden) zuzuordnen. Vorgänge dürfen nur in Zuordnung von Akten angelegt werden. Die Befugnis zum Anlegen von Akten richtet sich nach der ministeriumsinternen Organisation. In einigen Häusern ist dies den Registratoren vorbehalten, um eine einheitliche Ordnung erhalten zu können.

    Der Post-/Scann-/Registraturstelle obliegt in Abhängigkeit der hausinternen Organisation das Registrieren, Verwalten, die Metadatenpflege und das Scannen der Eingangspost, das Anlegen einer elektronischen Akte, die Altaktenverwaltung sowie deren Aussonderung.

  • Vorgangsbearbeitung

    Mit Systemeinführung und im Anschluss an die zentrale Schulung im Brandenburgischen IT Dienstleister (ZIT-BB), sind die Beschäftigten grundsätzlich gehalten, EL.DOK BB für die elektronische Vorgangsbearbeitung nach den Regeln der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Ministerien (GGO) zu nutzen, die im System hinterlegt wurden.

    Die Metadaten, die Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Zeichnungen, Arbeitshinweise werden im Metadatenbereich mit dem Dokument untrennbar mitgeführt bleiben untrennbar mit dem Dokument verbunden, so dass in Abweichung des Verfahrens zur Erstellung von Papiervermerken keine Reinschrift mehr zu fertigen ist, gegebenenfalls sind gesonderte Regelungen zur EL.DOK-Nutzung zu beachten.

    Schlusszeichnungen erfolgen für die hausinterne und behördenübergreifende Korrespondenz grundsätzlich mit der systemimmanenten, passwortgeschützten Signatur. In Ausnahmefällen und zwar für Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften der Schriftform bedürfen, ist – sofern die elektronische Form erlaubt ist – die Schlusszeichnung als qualifizierte Signatur vorzunehmen. In Ausnahmefällen, bei denen Dokumente in einer elektronischen Form nicht zugelassen sind, werden die Dokumente in EL.DOK vorbereitet und zur Unterschrift ausgedruckt. Das Original wird vor Versendung zur Vervollständigung der E-Akte eingescannt. Die Verfügung wird in der so genannten Hybridakte abgelegt.

    Mit Systemeinführung und im Anschluss an die zentrale Schulung im Brandenburgischen IT Dienstleister (ZIT-BB), sind die Beschäftigten grundsätzlich gehalten, EL.DOK BB für die elektronische Vorgangsbearbeitung nach den Regeln der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Ministerien (GGO) zu nutzen, die im System hinterlegt wurden.

    Die Metadaten, die Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Zeichnungen, Arbeitshinweise werden im Metadatenbereich mit dem Dokument untrennbar mitgeführt bleiben untrennbar mit dem Dokument verbunden, so dass in Abweichung des Verfahrens zur Erstellung von Papiervermerken keine Reinschrift mehr zu fertigen ist, gegebenenfalls sind gesonderte Regelungen zur EL.DOK-Nutzung zu beachten.

    Schlusszeichnungen erfolgen für die hausinterne und behördenübergreifende Korrespondenz grundsätzlich mit der systemimmanenten, passwortgeschützten Signatur. In Ausnahmefällen und zwar für Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften der Schriftform bedürfen, ist – sofern die elektronische Form erlaubt ist – die Schlusszeichnung als qualifizierte Signatur vorzunehmen. In Ausnahmefällen, bei denen Dokumente in einer elektronischen Form nicht zugelassen sind, werden die Dokumente in EL.DOK vorbereitet und zur Unterschrift ausgedruckt. Das Original wird vor Versendung zur Vervollständigung der E-Akte eingescannt. Die Verfügung wird in der so genannten Hybridakte abgelegt.

  • EL.KIS

    Elektronische Vor- und Nachbereitung von Kabinettsitzungen (EL.KIS)

    Ein Bestandteil von EL.DOK ist das elektronische Kabinettinformationssystem EL.KIS, das als eigener Bereich mit gesonderten Funktionen umgesetzt wurde. Mit EL.KIS sollen insbesondere die Mitglieder der Kabinettreferate der Staatskanzlei und der Ministerien sowie deren Leitungsspitze in die Lage versetzt werden, die komplexen und organisationsübergreifenden Abläufe zur Vorbereitung, gegebenenfalls Durchführung und Dokumentation der Kabinettsitzungen sowie die ressortübergreifenden Prozesse zur Behandlung Kleiner Anfragen abzuwickeln. Aus heutiger Sicht sollen überdies berechtigte Nutzer aus allen Häusern Zugriff auf die in EL.KIS verwalteten Daten erhalten. Vor dem Hintergrund dieser Aufgabe soll über EL.KIS ein wesentlicher Teil der Kommunikation mit dem Landtag abgebildet werden.

    Neben den in EL.DOK bereitgestellten Funktionalitäten zur Verwaltung von Dokumenten sollen in EL.KIS spezielle Funktionen zur Unterstützung der Sitzungsprozesse zur Verfügung gestellt werden. Dies sind unter anderem die automatisierte Erstellung von Tagesordnungen und Protokollvorlagen sowie die Führung eines Sitzungskalenders und einer automatischen Fristenliste.

    Elektronische Vor- und Nachbereitung von Kabinettsitzungen (EL.KIS)

    Ein Bestandteil von EL.DOK ist das elektronische Kabinettinformationssystem EL.KIS, das als eigener Bereich mit gesonderten Funktionen umgesetzt wurde. Mit EL.KIS sollen insbesondere die Mitglieder der Kabinettreferate der Staatskanzlei und der Ministerien sowie deren Leitungsspitze in die Lage versetzt werden, die komplexen und organisationsübergreifenden Abläufe zur Vorbereitung, gegebenenfalls Durchführung und Dokumentation der Kabinettsitzungen sowie die ressortübergreifenden Prozesse zur Behandlung Kleiner Anfragen abzuwickeln. Aus heutiger Sicht sollen überdies berechtigte Nutzer aus allen Häusern Zugriff auf die in EL.KIS verwalteten Daten erhalten. Vor dem Hintergrund dieser Aufgabe soll über EL.KIS ein wesentlicher Teil der Kommunikation mit dem Landtag abgebildet werden.

    Neben den in EL.DOK bereitgestellten Funktionalitäten zur Verwaltung von Dokumenten sollen in EL.KIS spezielle Funktionen zur Unterstützung der Sitzungsprozesse zur Verfügung gestellt werden. Dies sind unter anderem die automatisierte Erstellung von Tagesordnungen und Protokollvorlagen sowie die Führung eines Sitzungskalenders und einer automatischen Fristenliste.